Professionalisierung von Benefitsstrategien – (un)nötig?

Matthias Kopiske

Leiter HR-Consulting bbselect

15. September 2025

Die Erwartungen an Arbeitgebende haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. In einem zunehmend angespannten Arbeitsmarkt, begleitet von demografischem Wandel, wirtschaftlicher Unsicherheit und struktureller Neuausrichtung, rückt die Frage nach dem Beitrag strategischer HR-Arbeit zum Unternehmenserfolg in den Fokus.

Ein wichtiger Beitrag, den HR-Entscheider durch die Einführung eines strategischen Benefit Managements in ihrem Unternehmen leisten können, ist die Senkung der Kosten durch ungewollte Vakanzen. Bereits 2022 bezifferte Stepstone die Kosten einer Vakanz auf bis zu 70.000 EUR mit Vakanzzeiten von 67 – 142 Tagen, je nach Branche. Aktuelle Zahlen zeigen, dass sich die Vakanzzeiten im Branchendurchschnitt in zwischen auf einem Niveau von 150 bis 180 Tagen bewegen (Stepstone 2022, 2025). Was dies, in Verbindung mit der Gehaltsentwicklung der vergangenen Jahre, für die Vakanzkosten bedeutet, lässt sich erahnen.

Doch wie lässt sich die nachhaltige Bindung von Mitarbeitenden kostenbewusst erreichen? – Längst geht es im Benefit Management nicht mehr um isolierte Einzelmaßnahmen wie den vielzitierten Obstkorb oder die einmalige Bonuszahlung. Arbeitgebende stehen heute vor der Aufgabe, ihr Leistungsportfolio gezielt weiterzuentwickeln, und zwar nicht nur in Bezug auf das Benefit-Angebot sondern vor allem auch hinsichtlich professioneller Kommunikation und Prozesse. Die Professionalisierung von Benefits wird damit zu einem zentralen Bestandteil einer modernen, strategisch ausgerichteten Personalpolitik und unterstützt nachhaltig die Wertebasis des Betriebs.

Gewachsener Flickenteppich oder strategisches System?

In vielen Unternehmen ist das Benefitangebot historisch gewachsen. Meist entstanden aus Einzelinitiativen, externen Impulsen oder kurzfristigen Reaktionen auf akute Herausforderungen. Das Ergebnis ist häufig ein zwischen Standorten uneinheitliches, kompliziertes Angebot an Zusatzleistungen ohne erkennbare Struktur oder strategische Zielsetzung. Dies ist weder wirkungsvoll noch kosteneffizient.

Eine professionelle Strategie für Zusatzleistungen setzt genau hier an.

Sie basiert auf klaren Prinzipien: strategischer Zielorientierung, interner Konsistenz, Differenzierung nach Zielgruppen und einer transparenten Governance. Dabei verschiebt sich der Fokus zunehmend: weg von der reinen Leistungsfülle, hin zu einer zu den Unternehmenswerten passenden, kuratierten Auswahl an Angeboten. Denn nicht das „Mehr“, sondern das „Passende“ entscheidet über Motivation, Bindung und Arbeitgeberattraktivität. Wer heute Fachkräfte gewinnen und halten will, braucht mehr als gute Absichten. Es braucht eine durchdachte Benefitstrategie.

Fünf Schritte zu einer funktionierenden Benefitstrategie

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Zieldefinition
Der erste Schritt besteht in einer systematischen Analyse der bestehenden Leistungen, denn viele Unternehmen verfügen bereits über ein buntes Benefit-Potpourri. Dabei gilt es zu prüfen, welche Angebote bereits existieren, wie stark sie tatsächlich genutzt werden und wie sie organisiert, kommuniziert und bewertet sind. Parallel dazu sollte eine klare Zielsetzung definiert werden, etwa ob Zusatzleistungen vor allem der Bindung, Motivation, Rekrutierung, sozialen Absicherung oder der Unterstützung von Transformationsprozessen dienen sollen.

Schritt 2: Analyse von Markt & Mitarbeiterbedürfnissen
Nach der internen Bestandsaufnahme ist es unerlässlich, den Markt und die Wettbewerber genau zu analysieren, um ein Gefühl für aktuelle Trends und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu entwickeln. Parallel dazu sind die Mitarbeiterbedürfnisse systematisch zu erheben. Instrumente wie Mitarbeiterbefragungen oder Fokusgruppen ermöglichen ein tiefes Verständnis für die Präferenzen verschiedener Mitarbeitergruppen. Ziel ist es, ein datengestütztes Fundament für ein Benefit-Portfolio zu schaffen, das sowohl den strategischen Unternehmenszielen als auch den vielfältigen Wünschen der Belegschaft gerecht wird.

Schritt 3: Strategische Gestaltung

Benefits machen Arbeitgeberbotschaften authentisch und erlebbar. Deshalb ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre wichtigsten Positionierungen als Arbeitgeber klar definieren.

Diese Arbeitgeberbotschaften leiten sich aus der übergeordneten Unternehmensstrategie und dem Employer Branding ab und werden durch die analysierten Mitarbeiterbedürfnisse (aus Schritt 2) verfeinert. Sind diese Botschaften geklärt, kann das bestehende Benefit-Angebot den jeweiligen Positionierungssäulen zugeordnet werden. So wird sichtbar, welche Arbeitgeberbotschaften bereits glaubwürdig untermauert sind und wo möglicherweise Handlungsbedarf entsteht. Diese strategische Perspektive bietet ein klares Kriterium, um mögliche Ergänzungen des Portfolios zielgerichtet und kostenbewusst auszuwählen.

Schritt 4: Effiziente Administration und Prozessgestaltung

Die Verwaltung von Benefits ist häufig ressourcenintensiv. Grundsätzlich haben Arbeitgeber hier drei Optionen: die Verwaltung im eigenen Hause, das Nutzen spezialisierter Dienstleister oder der Einsatz einer Multi-Benefit-Plattform. Unabhängig vom gewählten Weg sind digitale Lösungen, klare Verantwortlichkeiten und standardisierte Prozesse essenziell für die Entlastung der Personalabteilung. Es ist sinnvoll, bestehende Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung, betrieblichen Altersversorgung oder Personalentwicklung zu identifizieren und in ein integriertes System zu überführen, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.

Schritt 5: Kommunikation und Transparenz
Ein Benefitsystem entfaltet nur dann seine Wirkung, wenn es kontinuierlich sichtbar ist. Deshalb spielt interne Kommunikation eine zentrale Rolle: Wofür stehen Sie als Arbeitgeber? Was ist der konkrete Mehrwert dieser Positionierung für Ihre Mitarbeitenden? Und mit welchen Benefits untermauern Sie Ihre Positionierung authentisch? Wirksame Benefit-Kommunikation übersetzt diese Kaskade immer wieder neu in zielgruppenbezogene Benefit-Stories. Eine solche aktive und zielgruppengerechte Kommunikation ist entscheidend für die tatsächliche Nutzung und Wertschätzung der Benefits.

Benefits im Kontext von Veränderungsprozessen

In Zeiten tiefgreifender Veränderungen gewinnen professionell gestaltete Benefits zunehmend an Bedeutung. Sie sind kein kurzfristiges Projekt, sondern Teil eines strategischen Entwicklungsprozesses. Voraussetzung dafür sind eine klare Zielsetzung, fundierte Analysen, integrierte Strukturen und eine konsistente Kommunikation.

Fachlich korrekt aufgesetzt, entfalten Benefits eine nachhaltige Wirkung: Sie stärken die Mitarbeiterbindung, fördern die Resilienz der Organisation und tragen zur Positionierung als moderner, verantwortungsvoller Arbeitgebende (auch in Krisenzeiten) bei. Damit werden sie zu einem wichtigen Hebel, um Wandel nicht nur zu bewältigen, sondern aktiv zu gestalten.

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Fünf Schritte zu einer funktionierenden Benefitstrategie

Benefits im Kontext von Veränderungsprozessen

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